يک شهروند الکتريک

[sinaweb 7]

[ATTACH=CONFIG]199[/ATTACH]

شهروند ديجيتالي عموماً به کسي اطلاق مي گردد که از ابزارهاي معيني در حوزه ي ??ناوري اطلاعات براي مشارکت در اجتماع است??اده مي نمايد. شخص بايد داراي مهارت ها و دانش کا??ي کار با ابزارهاي ديجيتال مثل کامپيوتر و موبايل، به منظور ارتباط با سازمان هاي دولتي و خصوصي طر?? صحبت خود باشد. يکي از مهم ترين مزاياي الکترونيکي شدن خدمات سازمان ها و نيز مشتريان و سرويس گيرندگان آنها، حذ?? کاغذ و امکان طبقه بندي الکترونيکي، جستجو و بازيابي سريع اسناد مي باشد. در روش سنتي کار با اسناد، کا??ي است کار خود را در محيط کار يا منزل آغاز کنيد تا بلا??اصله با کوهي از کاغذ در هر گوشه از ??ضاي کار د??تر يا منزل خود مواجه شويد. براي جلوگيري از اين موضوع بايد از همان ابتدا پايه هاي صحيح کار در ??ضاي ديجيتالي را بنا نماييد. متاس??انه براي اغلب کاربران، هنوز يک د??تر کار خانگي بدون کاغذ، بيش از اين که يک واقعيت باشد، جنبه ي تئوري دارد.

وقتي جست و جو و يا??تن شماره تل??ن يا يک سند حياتي (در بين کوهي از کاغذ که بر روي هم تلنبار شده اند) وقت زيادي از شما تل?? کند، در اينجا است که م??هوم است??اده از يک د??تر کار ديجيتالي بيش از پيش خود را نشان مي دهد. با اين موضوع روبرو شويد. کاغذ وارد خانه و د??تر کار شما شده و در همه جا خزيده است و به نظر مي رسد قصد ترک کردن آن جا را هم ندارد. اين مشکل تا زماني که شما سيستم هاي بدون کاغذ را توسعه ندهيد، پا بر جا خواهد ماند.

اين بدان معنا است که شما بايد کنترل روند کار را به دست بگيريد، به دنبال است??اده از سيستم هاي الکترونيکي نظير مديريت داده ها، مديريت اسناد و نرم ا??زارهاي بدون کاغذ باشيد و به طور کلي، از چگونگي کارکرد يک د??تر کار خانگي بدون کاغذ آگاهي يابيد و ببينيد که چنين د??تري چگونه مي تواند کار شما را تسهيل کند. اگر بخواهيم پا را يک مرحله ??راتر بگذاريم، بايد بگوييم که اين ??رآيند ساده تر از چيزي است که شما ??کر مي کنيد. اين مقاله گام هاي شروع کار، تکنولوژي هايي که مي توانند به شما در اين زمينه کمک کند و ايده هايي براي مديريت اسناد بدون کاغذ را به شما نشان خواهد داد.

شما هرگز يک د??تر کار بدون کاغذ کامل نخواهيد داشت زيرا برخي از کاغذها، مثل يادداشت ها، رسيدها و ساير اسناد بايد براي مراجعه هاي قانوني بعدي و مسائل مالي و بررسي هاي مالياتي همواره در جايي ذخيره شوند. اما مي توانيد از شر بقيه ي کاغذها راحت شويد. گذشته از ??ضايي که در اثر عدم است??اده از کاغذ در اختيار شما قرار مي گيرد، است??اده از يک د??تر کار بدون کاغذ، مزاياي بسيار زياد ديگري نيز در اختيار شما مي گذارد: اثربخشي بيش تر: به جاي صر?? 10 دقيقه وقت براي يا??تن يک سند مهم در ق??سه ي کاغذها يا کارتابل، کا??ي است بر روي يک ??ايل کامپيوتري کليک کنيد.

صر??ه جويي بيش تر: با کم تر شدن ق??سه ها، ??ايل کابينت ها، جوهر چاپ گر و خود کاغذ، در پول خود صر??ه جويي مي کنيد.

اطلاعات قابل دسترسي بيش تر: ديگر نگران حمل 5 کيلو کاغذ در س??رهاي داخلي و خارجي براي ارائه ي گزارش هاي مختل?? نباشيد. شما مي توانيد اطلاعات مورد نياز خود را از کامپيوترتان استخراج کنيد و اين اطلاعات را با همکارانتان به صورت آن لاين يا از طريق ايميل و ??کس به اشتراک بگذاريد.

در اختيار داشتن اطلاعاتي که از ايمني بيش تري برخوردار هستند: اطلاعات محرمانه و حياتي خود را در ??ايل هاي الکترونيکي که ??قط خودتان مي توانيد به آن ها دسترسي داشته باشيد نگهداري نمائيد. شما همچنين نبايد نگران خراب شدن يا از بين ر??تن کاغذ باشيد.

برخورداري از يک محيط بسيار ساده: شما مي توانيد به کاهش مقدار کاغذي که همه ساله توليد مي شود کمک کنيد.

اگر آماده هستيد، اجازه دهيد نگاهي به چگونگي آغاز کار بيندازيم. براي آگاهي از اين موضوع، به ادامه ي مقاله توجه کنيد.

چگونگي آغاز کار

 

اگر قصد داريد به سمت است??اده از يک د??تر کار بدون کاغذ حرکت کنيد، متخصصان توصيه مي کنند که شما در هر زمان، يک گام به پيش برداريد. اگر بخواهيد تغييرات زيادي را در يک مرحله و به يک باره اعمال کنيد، به نتيجه نخواهيد رسيد و نااميد خواهيد شد. به خاطر بسپاريد که اين، ??رآيندي است که به است??اده از راه حل هاي بدون کاغذ و به کارگيري يک سيستم مديريت اسناد نياز دارد. اما اين ??رآيند به يک باره رخ نخواهد داد. همراه با در نظر گر??تن اين موضوع، سوالات زير را نيز در نظر داشته باشيد:

به دليل عدم نياز به کاغذ، چه کاغذهايي را مي توانيد بازيابي کنيد؟ مجلات قديمي، يادداشت هاي مربوط به پروژه ها، اسناد تاريخ گذشته مربوط به بازاريابي، پرونده هاي مربوط به مشتريان قبلي متعلق به 15 سال پيش، مي توانند هميشه در د??تر کار شما باقي بمانند. وقتي آن ها محل کار شما را ترک کنند، براي اطمينان از نياز يا عدم نياز به آن ها، کاغذهاي به جا مانده را دوباره بازبيني کنيد. در غير اين صورت، آن ها را به سطل بازيا??ت ب??رستيد. تا حد امکان کاغذهاي موقتي نظير، يادداشت هايي را که در حين تماس هاي تل??ني برداشته ايد از بين ببريد.

چه نوع کاغذهايي را مي توانيد به صورت بدون کاغذ درآوريد و با يک کليک از طريق اينترنت به آن ها دسترسي يابيد؟ شما مي توانيد چک ها، صورت حساب ها و ادعانامه هاي بانکي را با است??اده از کامپيوتر خود به صورت الکترونيکي درآوريد. تا جايي که مي توانيد اين نوع اسناد را به صورت الکترونيکي درآوريد. اما مراقب باشيد، براي جلوگيري از قرار گر??تن در موقعيت هاي دردسر ساز، به طور مرتب اين نوع کاغذها را چک کنيد.

چه نوع کاغذهايي را مي توان به شکل الکترونيکي درآورد؟

??ايل هاي مربوط به درآمدها و اسناد مالي موجود بر روي کامپيوتر خود را آماده و آن ها را از طريق نامه ي الکترونيکي يا ??کس، ارسال کنيد. از نرم ا??زارهاي مالي يا حساب داري براي اداره ي الکترونيکي اين نوع اسناد بهره برداري نمائيد. قرارهاي ملاقات و ساير برنامه هاي خود را به صورت آن لاين تنظيم کنيد.

چگونه مي توانيد اسناد کاغذي مالي و درآمدي خود را به ??ايل هاي الکترونيکي تبديل کنيد؟ کارت هاي تجاري، اطلاعات مربوط به مشتريان، دياگرام ها و پروپوزال ها را اسکن کنيد و به شکل الکترونيکي درآوريد و آن ها را مثلاً تبديل به ??ايل هاي PDF کنيد. اگر مشتري شما موا??قت کرد، اسناد مربوط به قراردادها را امضا و آن ها را از طريق ??کس الکترونيکي به او بازگردانيد. شما بايد شخصا در مورد اسناد کاغذي که از قبل وجود داشته اند، تصميم گيري نمائيد.

مديريت داده ها را چگونه به اجرا مي گذاريد؟ شما مي توانيد کاغذ را از بين ببريد اما نمي توانيد اطلاعات را حذ?? کنيد. بدون است??اده از کاغذ، شما هنوز هم بايد ??ايل ها را پيدا و ذخيره کنيد، اطلاعات را ارسال نمائيد، بخشي از اطلاعات را به شکل محرمانه نگه داريد و اطمينان حاصل کنيد که از ??ايل هاي مهم، بيش از يک کپي در اختيار داريد. براي انجام اين کار، شما نياز به يک سيستم ??ايل الکترونيکي ايمن، يک روال پرونده سازي ساده، يک ??رآيند تهيه ي نسخه ي پشتيبان منظم و نرم ا??زار و سخت ا??زار مورد نياز براي به واقعيت پيوستن همه ي اين ها داريد.

در بخش بعدي اين مقاله، ما به تکنولوژي هايي که به شما اجازه مي دهند د??تر کار خود را بيش از پيش به شکل بدون کاغذ درآوريد اشاره مي کنيم.

??ناوري هاي مدرن

 

بسياري از کمپاني ها، تکنولوژي هاي بدون کاغذي را که مي توانند به شما کمک کنند غول کاغذ را حذ?? کنيد و به سمت يک د??تر کار بدون کاغذ برويد، ارائه مي کنند. در حالي که بسياري از سيستم هماي مديريت داده ها، اسناد و ساير سيستم هاي بدون کاغذ بيش تر مورد است??اده ي شرکت هاي و ??عاليت هاي تجاري بزرگ قرار مي گيرند، شما هم مي توانيد سيستم هاي بدون کاغذي را که در مقياس کوچک تري کار مي کنند براي است??اده در د??اتر کار پيدا کنيد. ما در بخش هاي بعدي اين مقاله نگاه دقيق تري به مديريت اسناد خواهيم کرد اما اجازه دهيد در اين جا به ساير تکنولوژي ها اشاره کنيم:

اصول اوليه: شکي نيست که شما براي انجام بانک داري الکترونيکي، ارسال و دريا??ت نامه ي الکترونيکي و ساير امور، داراي يک کامپيوتر و اتصال به اينترنت هستيد. احتمالا يک چاپ گر هم در اختيار داريد که مي توانيد براي ايجاد اسناد PDF و ذخيره ي اسناد بر روي کامپيوتر خود و يا ندرتاً چاپ آن ها، از آن بهره برداري نمائيد. شما قادر خواهيد بود با است??اده از چاپ گري که مي تواند بر روي هر دو طر?? کاغذ چاپ کند، در کاغذ صر??ه جويي کنيد.

اسکنر: با است??اده از يک اسکنر، شما مي توانيد تصاوير ديجيتالي را از اسناد کاغذي تهيه کنيد، آن ها را به صورت PDF ذخيره کنيد و سپس آن ها را به شکل الکترونيکي بر روي ديسک سخت کامپيوتر خود نگهداري نمائيد و يا آن ها را با سايرين و از طريق ايميل به اشتراک بگذاريد. اگر تا به حال اسکنر تهيه نکرده ايد، ممکن است بخواهيد براي کمک به کاهش است??اده از کاغذ، يکي تهيه کنيد.

تل??ن هوشمند: يک تل??ن هوشمند نظير يک Blackberry يا iPhone، قابليت هاي تل??ن سيار و PDA را با هم تل??يق مي کند. شما مي توانيد است??اده از کاغذ را بدين وسيله کم کنيد، از يک د??ترچه تل??ن الکترونيکي است??اده نمائيد و هر جا که هستيد با ديگران در تماس باشيد.

تهيه ي نسخه ي پشتيبان از داده ها: حال، با وجود اطلاعات بسيار مهمي که بر روي کامپيوتر خود ذخيره کرده ايد، در صورتي که ات??اقي براي کامپيوتر شما رخ دهد، نمي توانيد دردسرهاي از دست ر??تن داده ها را متحمل شويد. شما بايد از سي دي يا يک درايو ??لش براي تهيه ي منظم نسخه ي پشتيبان از اين داده ها است??اده کنيد. يک CDR از نوع قابل نوشتن در حدود 700 مگابايت داده را بر روي خود ذخيره مي کند در حالي که بعضي از درايوهاي ??لش مي توانند تا 16 گيگابايت را بر روي خود ذخيره کنند. شما بايد به طور منظم از داده هاي خود نسخه ي پشتيبان تهيه کنيد و اين کار را به عنوان مثال، به طور ه??تگي به انجام برسانيد.

راه حل هاي امنيتي: با است??اده از نرم ا??زار ضدويروس، و يک ديواره ي امنيتي، راه حل هاي سخت ا??زاري که اطلاعات ورودي از اينترنت را ??يلتر مي کنند داده هاي با ارزش خود را در مقابل سارقان اينترنتي و ساير ا??رادي که به دنبال اطلاعات با ارزش شما هستند محا??ظت کنيد.

??کس الکترونيک: ??کس الکترونيک، کاغذ را از چرخه ي ??کس خارج مي کند و نياز به يک دستگاه ??کس را از بين مي برد. با عقد قرارداد با يک کمپاني که اين نوع خدمات را عرضه مي کند شما مي توانيد ??کس ها را به طور مستقيم و از طريق کامپيوتر خود از طريق ايميل يا وب، ارسال و دريا??ت کنيد. ??کس هاي ورودي خود از طريق دستگاه هاي ??کس عادي ارسال مي شوند به تصاوير ديجيتالي تبديل مي شوند و به صندوق ورودي اي - ميل گيرنده ارسال مي شوند.

ساير گزينه ها: تکنولوژي هميشه به شکلي پيشر??ت مي کند تا به حقيقت پيوستن د??تر کار بدون کاغذ را تسهيل کند. يکي از گزينه هايي که بايد در نظر داشته باشيد، NeatShoeBox است که اسنادي مثل رسيدها و کارت هاي تجاري را اسکن مي کند، اطلاعات کليدي را از آن ها بيرون مي کشد و سپس داده ها را به برنامه هاي کاربري نظير Quicken و Excel و Outlook ارسال مي کند.

اجازه دهيد در بخش بعدي اين مقاله به مديريت اسنادي که نمي توانيد آن ها را از د??تر کار خانگي خود حذ?? کنيد اشاره کنيم.

مديريت ديجيتالي اسناد

 

يک سيستم مديريت سند، بخش مهمي از د??تر کار ديجيتالي محسوب مي شود. درست مثل کاغذ، اسناد ديجيتال يا الکترونيک نياز به ذخيره شدن دارند و بنابراين آن ها مي توانند در زمان موردنياز بازيابي شوند. براي برخورداري از يک د??تر کار بدون کاغذ اثربخش، شما نياز به سيستمي براي مديريت اين اسناد داريد.

هرچند، هيچ د??تري نمي تواند کاملا بدون کاغذ باشد. برخي از اسناد بايد برروي کاغذ باقي بمانند و اين بدان معنا است که د??تر کار خانگي شما ??قط مي تواند از کاغذ کم تري است??اده کند و بسياري از ما براي انجام برخي از کارها، در است??اده از کاغذ راحت تر هستيم. بنابراين، هر نوع سيستم مديريت سند که از آن است??اده مي کنيد بايد تل??يقي از مديريت اسناد کاغذي و الکترونيکي باشد تا م??هوم د??تر کار با کاغذ کم تر به واقعيت بپيوندد.

سيستم هاي مديريت اسنادي که براي کمپاني هاي بزرگ طراحي شده اند، کاغذ را به تصاوير ديجيتال نظير ??ايل هاي PDF تبديل مي کنند که اين ??ايل ها قابليت ذخيره شدن به شکل الکترونيکي را دارند و با است??اده از انواع نرم ا??زارها مي توان آن ها را جست و جو و ويرايش کرد. اين سيستم ها همچنين مي توانند ??ايلينگ و بازيابي الکترونيکي را ارتقا بخشند، و دسترسي ايمن به اطلاعات را ??راهم کنند.

هرچند، سيستم مديريت اسناد در ساده ترين شکل خود، از يک اسکنر و نرم ا??زار که اسناد کاغذي را به PDF هاي الکترونيکي تبديل مي کند تشکيل مي شود. شما مي توانيد براي ايجاد PDF ها از يک نرم ا??زار ارزان قيمت و قابل ويرايش است??اده کنيد.

در اين جا به چند نمونه از اين امکانات اشاره مي کنيم:

Transformer PDF محصول ABBYY (??قط براي PC با قيمتي زير 100 دلار) به شما اجازه مي دهد PDF ها را ايجاد کنيد و تصاوير را به ??ايل هاي قابل ويرايش تبديل کنيد.

Acrobat Professional 8.0 محصول کمپاني Adobe براي PC و مکينتاش با قيمتي در حدود 400 دلار) که ??ايل هاي PDF را ايجاد مي کند، به طور خودکار متن را با است??اده از OCR تشخيص مي دهد و مي تواند PDF هاي قابل ويرايش را در برنامه هايي مثل Microsoft Word ذخيره کند.

NeatShoeBox ??قط براي PC با قيمتي حدود 200 دلار (که اسنادي نظير رسيدها و کارت هاي تجاري را اسکن مي کند، اطلاعات کليدي را از آن ها بيرون مي کشد و سپس داده ها را به برنامه هاي کاربردي نظير Quicken و Excel و Outlook ارسال مي نمايد.

شما نياز به توسعه ي سيستم خود براي مديريت اسناد و ??ايل هاي الکترونيکي داريد. در اينجا به چند پيشنهاد اشاره مي کنيم:

يک سيستم ??ايلينگ آن لاين ايجاد کنيد، درست مثل زماني که ??ايل کابينت را براي اسناد کاغذي ايجاد مي کرديد. براي ??ايل ها و اسناد از اسامي ساده و قابل ??هم است??اده کنيد.

از گزينه ي File To Print براي ذخيره کردن اسناد الکترونيکي ورودي نظير اي - ميل ها يا اسناد آن لاين است??اده کنيد.

از ??ايل هاي خود به طور منظم نسخه ي پشتيبان تهيه کنيد و اين کار را مثلا به طور ه??تگي انجام دهيد. اين نسخه هاي پشتيبان را بر روي CD يا درايو USB ذخيره کنيد.

يک ليست بزرگ از پوشه هايي که ??ايل ها در آن جا ذخيره شده است ايجاد کنيد تا در موعد مقرر بتوانيد به آن مراجعه کنيد.

سال را با بازبيني ??ايل هاي خود به اتمام برسانيد. هر نوع ??ايلي را که ديگر به آن نياز نداريد حذ?? کنيد، ??ايل هايي را که مي خواهيد در محلي ذخيره کنيد انتخاب نماييد و آن ها را بر روي CD ذخيره نمائيد.

به خاطر داشته باشيد که شما بايد از اسناد کاغذي خود نيز مراقبت کنيد، گرچه اين اسناد بايد در مقايسه با گذشت کم تر شده باشند. اين اسناد شامل اسناد مالي که بايد براي پرداخت ماليات از آن ها است??اده کنيد، هستيد.

در حالي که شما ممکن است با وسوسه ي اسکن رسيدها و ساير اسناد و از بين بردن سند کاغذي اصلي مواجه شويد، اين کار را نکنيد. شما ممکن است براي مسائل مالياتي به اين اسناد نياز پيدا کنيد.

منبع: سایت راسخون