کنفرانس وب

[sinaweb 7]

[ATTACH=CONFIG]206[/ATTACH]

 

صر??نظر از اينکه در حال پرده برداري از يک محصول جديد، برگزاري يک جلسه با شرکت کنندگاني در مکان هاي متعدد و يا تأمين مطالب آموزشي براي کارکنان Off-site خود هستيد، ميزباني يک کن??رانس وب مي تواند بهترين راه حل ممکن باشد.

هنگاميکه شرکت ها در تمام نقاط کشور و حتي در سراسر جهان رشد و گسترش پيدا مي کنند، با نياز به تماس با کارکناني در مکان هاي متعدد، به منظور برگزاري جلسات تعاملي يا نشست هاي آموزش و همچنين برقراري ارتباط با دنياي خارج از شرکت(??روشندگان، مشتريان و سهامداران پراکنده) مواجه مي شوند.

يک کن??رانس وب مي تواند ا??راد را با همان شيوه ي کارآمد يک کن??رانس تل??ني به يکديگر مرتبط نمايد. با اينحال، برگزاري يک کن??رانس وب عملاً دامنه گسترده اي از گزينه هاي ارتباطي را ??راهم مي سازد که بسيار ??راتر از صر??اً "مکالمه" خواهند بود. اين گزينه ها مي توانند شامل قابليت هاي چند رسانه اي (نظير اسلايدها و ويدئو)، ويژگي هاي تعاملي (نظير پاسخگوئي ??وري به رأي گيري هاي آنلاين)، اشتراک گذاري ص??حه نمايش و نشست هاي زنده پرسش و پاسخ باشند. آشنائي با نحوه ي برگزاري يک کن??رانس وب مي تواند به يک شرکت کمک نمايد تا عملکرد مؤثرتري داشته و در هزينه هاي خود صر??ه جوئي کند.

يک کن??رانس وب، يک جلسه ملاقات مجازي است که در آن ا??رادي که در مکان هاي مت??اوت حضور دارند بصورت بلادرنگ بر روي اينترنت و يا اينترانت يک شرکت به تبادل اطلاعات مي پردازند. اين ترکيب مي تواند شکل يک سالن همايش را پيدا کند که بصورت آنلاين ايجاد شده است.

اين روش در عين حال مي تواند براي برگزاري يک سمينار يا سخنراني تعاملي که بصورت آنلاين توزيع شده است و يک Webinar (يا Web Seminar) شناخته مي شود نيز مورد است??اده قرار گيرد. اين امکان وجود دارد که مواد ارائه شده در هر يک از دو روش مذکور را ضبط نموده و بعداً در قالب يک Webcast در اختيار مخاطبين گسترده تري قرار دهيم.

در حاليکه يک شرکت مي تواند تجهيزات و نرم ا??زارهاي لازم را خريداري کرده و پرسنل خود را براي برگزاري کن??رانس هاي وب در داخل شرکت آموزش دهد، اما است??اده از سرويس هاي يک شرکت ميزباني کن??رانس وب مي تواند گزينه ي ارزانتري باشد. اين شرکت ها همه چيز (از سرورهاي Off-site گر??ته تا برنامه ريزي جلسات) را براي مشتريان خود تأمين کنند. ما در مقاله حاضر به بررسي اين موضوع خواهيم پرداخت که شما چطور مي توانيد يک کن??رانس وب را ميزباني کنيد: از ??ناوري هاي مورد نياز گر??ته تا مراحل تشکيل يک کن??رانس عملي. ما در عين حال به راه حل هاي کن??رانس ميزباني شده نگاهي خواهيم داشت که مي توانند انجام کارها را آسانتر نمايند. بعلاوه، شما نکات زيادي را درباره ي استانداردهاي امنيتي، گزينه هاي موجود براي بازرگانان من??رد و بعضي از جديدترين ??ناوري هاي قابل دسترسي خواهيد آموخت. پيش از هر چيز اجازه بدهيد به بررسي اين موضوع بپردازيم که شما چرا بايد به ??کر ميزباني يک کن??رانس وب باشيد.

چرا يک کن??رانس وب را ميزباني کنيم؟

 

ممکن است از خودتان بپرسيد که "چرا بايد يک کن??رانس وب را برگزار کنم؟". دلايل ??راواني براي برگزاري کن??رانس هاي وب وجود دارد که در ميان آنها مي توان به بهبود چشمگير ارتباطات بلادرنگ، ا??زايش کارآئي و کاهش هزينه ها اشاره کرد.

کن??رانس وب هنوز يک ??رآيند نسبتاً جوان به حساب مي آيد. تنها 30 درصد از شرکت هايي که در نظرسنجي مجموعه ي تحقيقاتي Wainhouse شرکت داشتند تا آن زمان از يکي از انواع ابتکارهاي Teleworking است??اده کرده بودند که کن??رانس وب متداول ترين روش در اين ميان به حساب مي آمد. با اينحال، شرکت هاي مختل?? در سراسر جهان به سرعت پتانسيل کن??رانس وب را درک مي کنند.

براي مثال، Desire2Learn Inc. که يک توسعه دهنده سيستم هاي آموزشي مبتني بر وب در اونتاريو کانادا است، براي کاهش هزينه ي دوره هاي پيش از آزمون مديريت ??روش در ميان دانشکده ها و آموزشگاه هاي ايالات متحده، به بهره گيري از کن??رانس وب روي آورده است. پرواز يک کارشناس ??روش به West Coast مي تواند به دو روز وقت و 800 دلار هزينه نياز داشته باشد، در حاليکه ممکن است جلسه يک ساعته برگزار شده در طول اين س??ر دو روزه بدون انجام هيچ ??روشي به پايان برسد.

بجاي پرواز به مکان هاي دور، پرسنل ??روش اکنون ابتدا يک کن??رانس وب را با مشتري بالقوه خود برگزار مي کنند. نماينده ي ??روش مي تواند يک Presentation اسلايد PowerPoint را ارائه کرده، يک نمايش تعاملي از نرم ا??زار را براي مشتري ??راهم نموده و دسترسي از راه دور به يک کامپيوتر را در اختيار او قرار دهد تا خود مشتري بتواند محصول را امتحان کند.

اجازه بدهيد به چند مثال ديگر اشاره کنيم که عملکرد مؤثر کن??رانس وب را به نمايش مي گذارند:

1- براي امنيت، همکاري و جنبه هاي بصري: Tenix که يک شرکت استراليائي ??عال در حوزه ي ??ناوري و يک پيمانکار د??اعي به حساب مي آيد از کن??رانس وب براي برگزاري جلسات تيمي مابين د??تر مرکزي خود در ملبورن و مهندسين حاضر در محل پروژه ها است??اده مي کند. به اين ترتيب، تيم مي تواند براي بحث درباره ي مستندات حساس و در کمال امنيت جلسه برگزار نمايد. آنها در عين حال مي توانند طرح ها و نقشه هاي ??ني پيچيده را مشاهده کرده و مورد تجديد نظر قرار دهند.

2- براي دسترسي به سهامداران غايب: Richardson Electronics که يک توليد کننده ابزارهاي مايکروويو و ??رکانس راديوئي به حساب مي آيد، جلسات ساليانه سهامداران خود را براي ا??رادي که نمي توانند بصورت حضوري در آن شرکت داشته باشند، با يک کن??رانس وب تعاملي ترکيب کرده است. شرکت کنندگان آنلاين براي ورود به جلسه بايد نام خود را به همراه کد کليد و شناسه يک جلسه ارائه نمايند.

3- براي دريا??ت ورودي از تمام يک منطقه بصورت همزمان: کميسيون برنامه ريزي جنوب غربي پنسيلوانيا، يک کن??رانس وب را براي جلسات منطقه اي شهري برگزار کرد تا در زمينه طرح هاي بلند مدت مرتبط با اين منطقه به بحث و دريا??ت نظرات از تمام بخش هاي آن بپردازد. شرکت کنندگان در اين کن??رانس وب به پيشنهادها گوش داده، نقشه ها و طرح ها را مشاهده کرده و نقطه نظرات خود را ارائه کردند، با اين ت??اوت مهم که تمام ??رآيندهاي مذکور بصورت آنلاين انجام شدند.

4- براي انجام آموزش: Vicon Publishing Inc يک ناشر مطبوعات تجاري براي آزمايشگاه هاي تحقيقاتي، بطور ماهيانه چند کن??رانس وب يک ساعته را براي پوشش هر موضوعي (از امنيت و سلامت آزمايشگاه گر??ته تا طراحي تأسيسات نگهداري حيوانات) ترتيب مي دهد. شرکت کنندگان با يک خط تل??ن کن??رانس تماس برقرار کرده و سپس بر روي يک سايت وب خصوصي Logon مي نمايند. پس از هر سخنراني که اسلايدهايي را نيز در بر مي گيرد، يک نشست پرسش و پاسخ تعاملي نيز برگزار مي شود.

يک کن??رانس وب در عين حال مي تواند براي ارائه ي اطلاعات مورد نياز مشتريان و سهامداران در طول پرده برداري از يک محصول جديد، ??راخواني يک محصول معيوب و يا زمانيکه بايد اخباري در رابطه با شرکت تشريح و يا روشن سازي شوند، م??يد باشد.

برگزاري يک کن??رانس وب بخاطر مزاياي بالقوه خود الزاماً نبايد بسيار دشوار باشد. ما در ادامه به بررسي ??ناوري هاي مورد نياز براي انجام اينکار خواهيم پرداخت.

??ناوري مورد نياز براي ميزباني يک کن??رانس وب

 

اجازه بدهيد نگاه نزديک تري به ??ناوري مورد نياز براي برگزاري يک کن??رانس وب ويدئوئي بيندازيم. از لحاظ جنبه هاي اصلي، تأمين کننده ي کن??رانس وب، به يک کامپيوتر با يک لينک اينترنت، يک وبکم يا دوربين ويدئويي ديجيتال براي ويدئوي زنده، VoIP( Voice over IP) براي صداي بلادرنگ، نرم ا??زاري براي هماهنگ سازي جلسه، ??ضاي کا??ي بر روي يک سرور و نهايتاً پهناي باند لازم براي انطباق با کن??رانس نياز دارد.

ضمائمي که برگزاري کن??رانس را تعاملي تر و کاربر پسندتر مي کنند، مي توانند ??ناوري کن??رانس وب ويدئوئي را پيچيده نمايند. براي مثال، ممکن است يک ميزبان کن??رانس وب ويدئويي بخواهد از نمايش اسلايد و يا ويدئوهاي جاري از قبل آماده شده، است??اده کند که در نتيجه به نرم ا??زارهايي نظير Microsoft PowerPoint و Adobe Flash براي ايجاد آنها نياز خواهد داشت. همچنين، ممکن است ميزبان براي اداره يک نشست پرسش و پاسخ زنده با شرکت کنندگان، به Chat متني و يا برنامه هاي پيام رساني ??وري (IM) نياز داشته باشد.در بعضي از موارد، ميزبان ترجيح مي دهد اين توانايي را در اختيار شرکت کنندگان قرار دهد که بجاي يک نرم ا??زار اختصاصي از مرورگرهاي وب خودشان براي حضور در کن??رانس است??اده نمايند.

برنامه هاي کن??رانس وب، ابزارهاي ارتباطي اينترنتي و ص??حات وب را براي ايجاد يک محيط ملاقات تعاملي ترکيب مي نمايند که در آن شرکت کنندگان مي توانند اسناد مورد نظر خود را بصورت آنلاين به اشتراک گذاشته و نقش ??عالي را در يک ??رآيند تصميم گيري بلادرنگ اي??ا کنند. ابزارهايي که در يک برنامه کن??رانس وب جمع مي شوند، عبارتند از:

- زبان هاي HTML، XML و ASP

- جاوا اسکريپت

- انيميشن Flash

- پيام رساني ??وري

- صدا و ويدئوي جاري (Streaming)

اين برنامه هاي نرم ا??زاري گاهي اوقات با نرم ا??زارهاي کاربردي ارتباطات د??تري موجود يک شرکت نظير پست الکترونيک، تقويم و پيام رساني ترکيب مي شوند. اين وضعيت به ميزبان کن??رانس وب امکان مي دهد تا اطلاعاتي نظير نام و آدرس هاي eMail شرکت کنندگان را به منظور ارسال دعوتنامه هاي مربوطه بطور خودکار از منابع موجود نظير يک ??هرست تماس eMail بيرون بکشد.

بر حسب نوع برنامه، ارائه کنندگان کن??رانس وب در عين حال قادر به انجام موارد زير خواهند بود:

- نمايش و يا به اشتراک گذاشتن نرم ا??زارهاي کاربردي با شرکت کنندگان

- نمايش همزمان 10 شرکت کننده، که تصوير هر يک در ناحيه ي ??رم بندي مخصوص به خود بر روي ص??حه نمايش داده خواهد شد.

- ضبط کن??رانس وب بصورت يک Podcast براي مشاهده هاي بعدي بصورت آنلاين

- تعامل با شرکت کنندگان براي Chat، نشست هاي پرسش و پاسخ و يا پاسخگويي به سؤالات نظرسنجي

- است??اده تعاملي از يک وايت برد با ساير شرکت کنندگان براي ترسيم و به اشتراک گذاشتن ايده ها

- است??اده از کنترل هاي صوتي براي قطع/ وصل صداي شرکت کنندگان و کنترل سطوح ولوم صداي آنها

- ارسال دعوتنامه ها و يادآوري هاي مربوط به کن??رانس وب بصورت eMail، نگهداري سوابق ثبت نام يا حضور عملي و همچنين پيگيري نظرسنجي هاي پس از کن??رانس

- سنجش مشارکت مخاطبين با شاخص هاي وضعيت رواني

??روشندگان زيادي امروزه نرم ا ??زارهاي Web Conferencing را ارائه مي کنند که در ميان آنها مي توان به Microsoft Live Meeting، Adobe Acrobat Connect، WebEx Event Center و بسياري موارد ديگر اشاره نمود. با اينحال ??روشندگان محصولات کن??رانس وب بجاي آنکه صر??اً يک نرم ا??زار Web Conferencing را در اختيار شرکت ها قرار دهند تا خودشان از آن است??اده کنند، معمولاً نرم ا??زار خود را به همراه سرويس هاي ميزباني عرضه مي نمايند که يک هزينه ي ماهيانه از پيش تعيين شده را در بر مي گيرد.

است??اده از يک سرويس ميزباني کن??رانس وب

 

شما مي توانيد تمام جزئيات يک کن??رانس وب را خودتان اداره کنيد، از ارسال دعوتنامه ها گر??ته تا طرح ريزي قبلي براي رويداد مورد نظر و نهايتاً پيگيري هاي پس از کن??رانس. اما است??اده از سرويس هاي يک ميزباني کن??رانس وب مي تواند کل اين ??رآيند را بسيار آسانتر نمايد.

شرکت هايي که بعنوان ميزبان هاي کن??رانس وب سرويس دهي مي کنند، در زمينه ي نرم ا??زارها و سرويس ها مربوطه تخصص پيدا کرده اند تا چنين رويدادهايي را بصورت رواني برگزار نمايند. گذشته از دانش، تجربه و ??ناوري، ميزبانان کن??رانس وب در عين حال مي توانند بخشي از وظاي?? را بر عهده گر??ته و کارهاي شما را آسانتر کنند.

در ابتدايي ترين سطح، ميزبانان وب مي توانند ??ضاي مورد نياز شما را ??راهم کنند. شما نمي توانيد يک کن??رانس وب را بدون ??ضاي سرور و پهناي باند منطبق با آن برگزار نمائيد. بجاي برگزاري يک کن??رانس وب بر روي سرور شرکت خودتان، يک ميزبان کن??رانس وب به شما و شرکت کنندگان مربوطه اجازه مي دهد تا با است??اده از يک لينک و کد دسترسي بر روي سرورهاي آنها Login کنيد.

بسياري از ميزبانان کن??رانس وب در عين حال زمان و تخصص مورد نياز براي نصب و نگهداري نرم ا??زار کن??رانس وب در داخل شرکت را حذ?? مي کنند. شما و شرکت کنندگان کن??رانس مي توانيد از ويژگي هايي نظير Chat، اشتراک گذاري ??ايل، وايت برد، رأي گيري هاي ساده (و به اشتراک گذاشتن نتايج آنها) و يا مشاهده ي ويدئوي جاري، بدون هرگونه نرم ا??زار خاصي بهره گيري نمائيد. با اينحال، ممکن است نياز داشته باشيد نرم ا??زاري را براي دسترسي به ويژگي هاي تعاملي نظير رأي گيري هاي پيچيده و يا کنترل دسک تاپ يک شرکت کننده از راه دور، بارگذاري کنيد.

شرکت هاي ميزباني کننده کن??رانس وب در عين حال پرسنل پشتيباني آموزش ديده اي نظير مديران رويداد براي اداره جزئيات ثبت نام و برگزاري و همچنين تيم پشتيباني ??ني زنده به منظور پاسخگوئي سؤالات پيش از کن??رانس يا برطر?? نمودن هرگونه مشکل ??ني در طول برگزاري کن??رانس را تأمين مي کنند.

شرکت هاي ميزباني کننده کن??رانس وب، روش هاي قيمت گذاري مختل?? و مت??اوتي را براي بسته هاي سرويس و نرم ا??زار خود ارائه مي نمايند. متداولترين روش هاي امروزي عبارتند از:

- اشتراک ثابت ماهيانه: يک هزينه ماهيانه، سرويس هايي را براي هر تعدادي از کن??رانس هاي وب که شما در طول اين زمان به آنها نياز داشته باشيد، پوشش مي دهد.

- مجوز Pay per Use: هزينه اي که يکبار (يا بطور ساليانه) پرداخت مي شود، به همراه يک هزينه بر حسب دقيقه براي هر کن??رانس

- مجوز Shared Seat: يک هزينه ي کلي که يک بار پرداخت مي شود، بعلاوه، هزينه اي براي هر شرکت کننده (Seat)

- مجوز Named User: يک هزينه ي ساليانه، به همراه هزينه اي براي هر يک از سخنرانان کن??رانس در سال

شرکت هاي بزرگتر مي توانند مجوزهاي متعددي را براساس نرخ جداگانه هر مجوز خريداري نمايند.

اگر در نظر داريد از يک شرکت ميزباني کن??رانس وب است??اده کنيد، گزينه هاي ??راواني را در اختيار خواهيد داشت. گذشته از قيمت و نوع مجوز، بعضي از عوامل ديگري که مي توانيد در هنگام تصميم گيري به آنها ??کر کنيد عبارتند از:

- ملزومات سيستم: اکثر نرم ا??زارهاي کن??رانس براي سيستم عامل ويندوز طراحي شده اند.

- عملکردهاي خاصي که در نرم ا??زار به آنها نياز داريد: آيا مي خواهيد از وايت برد، Chat، نظرسنجي هاي تعاملي و يا ضبط جلسات است??اده کنيد؟

-سرويس هاي خاصي که به آنها نياز داريد: نظير يک مدير رويداد که در برگزاري کن??رانس به شما کمک کند

- سهولت است??اده: چه در مورد نصب هرگونه نرم ا??زار مورد نياز و چه در مورد توابعي که در طول يک کن??رانس وب از آنها است??اده خواهيد نمود.

- امنيت: در حوزه هاي دسترس پذيري جلسات، امنيت تضمين شده و رمزگذاري سطح سيستم ??روشنده

- عمق محصول و تخصص ??روشنده در زمينه برگزاري کن??رانس هاي وب

- خدمات مشتريان، براساس تجربه ساير شرکت ها

هيچ کن??رانسي بدون طرحريزي مناسب، مو??ق نخواهد بود. در واقع شما احتمالاً متوجه خواهيد شد که براي طرحريزي يک کن??رانس بيشتر از برگزاري خود کن??رانس وقت صر?? مي کنيد.ما در ادامه به نکات م??يدي درباره ي طرحريزي يک کن??رانس وب مو??ق اشاره خواهيم کرد.

طرحريزي يک کن??رانس وب

 

هيچ کن??رانس وبي نمي تواند بدون طرحريزي مناسب بطور رواني اجرا شود. طرحريزي يک کن??رانس وب الزاماً نبايد پيچيده باشد. شما مي توانيد طرحريزي کن??رانس وب خود را درست همانند طرحريزي يک سخنراني زنده انجام دهيد، تنها با اين ت??اوت که بايد ملاحظات مربوط به ??ناوري را نيز در نظر بگيريد.

احتمالاً اولين قدم اين است که شما براي برنامه ريزي يک کن??رانس وب نمي توانيد تا آخرين دقيقه صبر کنيد. شما بايد کار خود را با ??اصله ي مناسبي قبل از زمان مورد نظر براي برگزاري کن??رانس آغاز نمائيد. براي مثال، اگر قبلاً کن??رانس هاي وب را بطور داخلي در شرکت خود و يا با است??اده از يک شرکت ميزباني کن??رانس وب برگزار نکرده ايد، بايد يک شرکت ميزباني کن??رانس وب را براي اين منظور انتخاب نمائيد.

در حاليکه هر کن??رانس وب با ديگري مت??اوت است، ما در اينجا به مراحلي اشاره خواهيم کرد که مي توانند در مرحله طرحريزي به شما کمک کنند:

1- آنچه که تصميم داريد انجام دهيد را تعري?? نموده و خودتان را به آنچه که مي تواند در زمان تعيين شده براي کن??رانس وب تحت پوشش قرار گيرد، محدود کنيد.

2- اگر مي خواهيد از سرويس هاي يک شرکت ميزباني وب است??اده کنيد، به منظور تعيين يک تاريخ و زمان براي کن??رانس وب، بررسي جزئيات مقدماتي (نظير ملزومات سيستم براي کامپيوترهايي که از آنها است??اده خواهيد کرد) و همچنين دريا??ت لينک ها و کدهاي دسترسي که بايستي براي شرکت کنندگان ارسال شوند، با شرکت مورد نظر تماس بگيريد. بهتر است نيم ساعت زمان اضا??ي را در برنامه زمانبندي خود پيش بيني کنيد، چون ممکن است کن??رانس کمي بيشتر طول بکشد.

3- تصميم بگيريد که چه کساني بايد در کن??رانس مربوطه شرکت داشته باشند، سپس آنها را با است??اده از نرم ا??زار کن??رانس دعوت نمائيد. لينک و کد دسترسي که اين ا??راد براي شرکت در کن??رانس به آنها نياز خواهند داشت را در دعوتنامه ها درج کنيد.

4- يک دستور جلسه يک ص??حه اي زمانبندي شده را تهيه نمائيد. براساس اين دستور جلسه، مضمون جلسه نظير ص??حات گسترده، Presentation ها و اسناد را آماده کنيد. شخصي را مسئول آماده سازي مواد مورد است??اده توسط نرم ا??زار کن??رانس نمائيد. حتماً اين مواد را قبل از برگزاري کن??رانس آزمايش کنيد.

5- توجه داشته باشيد که صر??اً تماشاي شخصي که در حال صحبت مي باشد نمي تواند توجه شرکت کنندگان را براي مدت طولاني ح??ظ کند. هميشه کن??رانس خود را زنده نگهداريد. از ??ناوري قابل دسترسي براي تغيير ??عاليت ها با ويدئو يا اسلايدها، نظرسنجي تعاملي، اشتراک گذاري نرم ا??زار کاربردي و يا وايت برد بهره بگيريد.

6- حداقل يک اسلايد را ايجاد نمائيد تا در هنگام Logon شرکت کنندگان نمايش داده شود، به اين ترتيب آنها مي دانند که در کن??رانس وب صحيح حضور دارند. اين اسلايد مي تواند شامل دستور جلسه و يا مراجع ذکر شده در طول کن??رانس باشد.

7- انتظارات شرکت کنندگان را تعيين نمائيد، به آنها اجازه بدهيد که بدانند چطور بايد براي شرکت در کن??رانس آماده شوند و تمام مواد مورد نياز را از قبل براي آنها ارسال کنيد. يک يادآوري از لينک و کد دسترسي را در اين مجموعه درج نمائيد.

8- يک نظرسنجي آنلاين را آماده کنيد که شرکت کنندگان بتوانند پس از برگزاري کن??رانس آن را تکميل نموده و شما را از نقطه نظرات خود آگاه کنند.

9- به اندازه ي کا??ي تمرين کنيد تا کاملاً با نحوه ي است??اده از ابزارهاي ناظم (Moderator)آشنائي داشته باشيد. به اين ترتيب مي توانيد به پرسش ها پاسخ داده و يا به شرکت کنندگان اجازه دهيد که مواد خود را به بقيه ي گروه نشان دهند.

10- در صورت امکان، يک جلسه ي تمريني از کن??رانس وب (و يا حداقل هر يک از Presentationها) را که يک ه??ته زودتر برگزار کرده و تغييرات مورد نياز را اعمال نمائيد.

11- شخص ديگري را انتخاب کنيد تا در طول برگزاري يک کن??رانس مسئوليت پشتيباني ??ني On-site را در شرکت شما بر عهده بگيرد. به اين ترتيب شما مي توانيد بر روي ميزباني کن??رانس وب تمرکز نمائيد.

12- حداقل نيم ساعت زودتر در موقعيت خود قرار بگيريد تا بتوانيد نرم ا??زار کن??رانس را پيش از آغاز جلسه راه اندازي نمائيد. مطمئن شويد که اتصالات و محتواي مورد نياز بطور صحيح کار مي کنند.

13- کن??رانس را براي ا??رادي که نمي توانند در آن حضور داشته باشند، ضبط کنيد.

14- پس از کن??رانس، يک Email تشکر را براي شرکت کنندگان ارسال نموده و از آنها بخواهيد که نظرسنجي شما را تکميل کنند. از نتايج نظرسنجي براي بهبود کن??رانس هاي وب آتي خود بهره گيري نمائيد.

امنيت يکي از ملاحظات حياتي در طرحريزي يک کن??رانس وب به حساب مي آيد. شما مي خواهيد مطمئن شويد که تنها ا??راد دعوت شده مي توانند در کن??رانس شرکت داشته باشند. بعلاوه، شما مطمئناً مي خواهيد بدانيد که امنيت سيستم کاملاً مستحکم مي باشد. ما در ادامه به بررسي مسائل امنيتي مرتبط با کن??رانس هاي وب مي پردازيم.

استانداردهاي کن??رانس وب در زمينه ي حريم خصوصي و امنيت

 

با گسترش است??اده از کن??رانس هاي وب، هر دو گروه شرکت هايي که در اين کن??رانس ها حضور پيدا مي کنند و شرکت هايي که نرم ا??زارها و سرويس هاي ميزباني کن??رانس وب را تأمين مي نمايند کاملاً نياز به استانداردهاي کن??رانس وب در زمينه ي حريم خصوصي و امنيت را احساس کرده اند.

حريم خصوصي کن??رانس وب، از سوابق کارکنان و همچنين اطلاعات خصوصي و مشارکت اشخاص درگير در يک کن??رانس محا??ظت مي نمايد. امنيت کن??رانس وب، از اطلاعاتي که يک شرکت يا مؤسسه ي دولتي نمي خواهد به اشتراک گذاشته شوند (زيرا مي تواند بر طرح هاي آتي، درآمدها و يا حتي امنيت ملي تأثير بگذارد) محا??ظت مي کند. استانداردهاي کن??رانس وب بايد به هر دو نياز محا??ظتي ??وق کمک نمايند.

درست همانند هر ??عاليت ديگري که از اينترنت است??اده مي کند، کن??رانس وب نيز با اين ريسک همراه خواهد بود که هکرها و يا شرکت هاي رقيب به استراق سمع آن پرداخته و اطلاعات مختل??ي را جمع آوري کنند. در طول يک کن??رانس وب، داده ها بطور موقت بر روي يک سرور اينترنتي اشتراکي ذخيره سازي مي شوند که به خود شرکت برگزار کننده کن??رانس و يا شرکت تأمين کننده سرويس هاي ميزباني کن??رانس وب تعلق دارد. اين دقيقاً همان زماني است که داده ها بيشترين آسيب پذيري را در برابر سرقت پيدا مي کنند.

بعنوان محا??ظت، اکثر شرکت هاي ميزباني کن??رانس وب يک روش سه بخشي را براي تأمين امنيت داده ها در طول يک کن??رانس وب اتخاذ مي کنند:

1- رمزگذاري با ??ناوري SSL(Secure Socket Layer) به منظور اينکه داده ها براي هر ??ردي غير از گيرندگان مورد نظر، غيرقابل خواندن باشند.

2- جريان داده غيرمتوالي. داده هاي رمزگذاري شده بجاي آنکه بر روي يک کامپيوتر ذخيره سازي شوند دائماً مابين کامپيوتر ميزبان و کامپيوترهاي شرکت کنندگان سوئيچ مي کنند.

3- کنترل ن??وذ که شبکه را براي يا??تن کاربران غيرمجاز اسکن نموده و يک درگاه انتقال را براي رد دسترسي آنها مي بندد.

در حاليکه هر شرکت ميزباني کننده کن??رانس وب داراي معماري امنيتي مخصوص به خود مي باشد، همه ي آنها با استانداردهاي غيررسمي صنعتي انطباق دارند. استانداردهاي اينترنت (مانند استانداردهاي مربوط به امنيت کن??رانس وب) غالباً مبتني بر مشخصات توسعه يا??ته توسط IETF(Internet Engineering Task Force) هستند. سپس توليدکنندگان، شرکت هاي ميزباني وب و سايرين بطور ارادي با اين استانداردها مطابقت يا??ته و از آنها پيروي مي کنند.

با شناخت نيازهاي موجود، IETF گروه کاري XCON(Centralized Conference Working Group) را در سال 2003 تشکيل داد تا استانداردهايي را براي کن??رانس وب توصيه نمايد. XCON در حال توسعه ي يک مجموعه ي استانداردسازي شده از پروتکل ها براي کن??رانس هاي چند رسانه اي است که نياز به امنيت قوي و ملزومات Authorization در آنها بسيار چشمگير مي باشد. در حاليکه XCON هنوز بر روي بخشي از اين مجموعه کار مي کند، شرکت ها در معماري امنيتي خود از برخي توصيه هاي تکميل شده آن است??اده مي نمايند. به همين دليل، ممکن است در توضيحاتي که شرکت هاي ميزبان درباره ي سيستم هاي امنيتي خود ارائه مي کنند با عنوان XCON مواجه شويد.

بعنوان ميزبان يک کن??رانس وب، شما مي توانيد اقداماتي را انجام دهيد تا مطمئن شويد که کن??رانس در امنيت کا??ي قرار دارد. بعضي از اين اقدامات عبارتند از:

1- اگر از سرويس هاي ميزباني شده است??اده مي کنيد، بررسي نمائيد که شرکت ميزبان چگونه امنيت کن??رانس را تضمين مي کند و مطمئن شويد که با نيازهاي شما انطباق دارد. شرکت ها معمولاً اطلاعات مشروحي را بر روي سايت هاي وب خود ارائه مي نمايند و مي توانند به پرسش هاي شما پاسخ دهند. به دنبال انطباق با استانداردهاي IETF يا XCON و گواهينامه هايي از يک طر?? ثالث باشيد.

2- دعوتنامه ها را از طريق eMail امن و تنها براي ??هرستي که با دقت انتخاب شده اند، ارسال کنيد. اگر کن??رانس با اطلاعات حساسي سر و کار دارد، ممکن است نخواهيد آن را در خارج از يک گروه معين تبليغ نمائيد.

3- وارد شوندگان را در طول کن??رانس غربال کنيد. شرکت کنندگان دعوت نشده را يا??ته و به دسترسي آنها خاتمه دهيد. نرم ا??زارهاي کن??رانس وب غالباً از چنين قابليت هايي برخوردار مي باشند.

4- تصميم بگيريد که چه اطلاعاتي (و در چه نقطه اي در طول برگزاري کن??رانس) بايد براي هر يک از شرکت کنندگان قابل دسترسي باشند. ممکن است نيازي نباشد که همه شرکت کنندگان به اطلاعات حساس دسترسي پيدا کنند. در بعضي از موارد شما نياز داريد چنين اطلاعاتي را تنها براي مدت کوتاهي "بر روي ميز" قرار دهيد.

در نهايت، هرگز ??کر کردن درباره ي جنبه هاي امنيتي را با پايان کن??رانس متوق?? نکنيد. براي مثال، مطمئن شويد که شرکت ميزبان بلا??اصله پس از برگزاري کن??رانس داده هاي محرمانه ها را از سرورهاي خود حذ?? مي نمايد. دسترسي به کن??رانس ضبط شده را محدود نموده و اگر يک Podcast را از کن??رانس ارائه مي کنيد، آن را به دقت براي حذ?? اطلاعات حساس ويرايش نمائيد.

گزينه هاي کن??رانس وب براي بازرگانان من??رد

 

اگر تمرکز شما ??روش است و يا با مشترياني در سراسر کشور کار مي کنيد، احتمالاً يکي از چندين بازرگان من??ردي هستيد که به گزينه هاي کن??رانس وب خودشان ??کر مي کنند. اينکه مجبور نباشيد براي ملاقات با يک مشتري به يک س??ر طولاني برويد، مي تواند صر??ه جوئي قابل ملاحظه اي را در وقت و هزينه براي شما به همراه داشته باشد. اما آيا گزينه هاي کن??رانس وب به اندازه ي کا??ي ارزانقيمت هستند که ارزش در نظر گر??ته شدن را داشته باشند؟

پاسخ مي تواند "بله" باشد. در حاليکه ممکن است بازرگانان من??رد و بنگاه هاي تجاري کوچک قادر به پرداخت هزينه هاي بعضي از بسته هاي گرانقيمت شرکت هاي ميزابن وب نباشند، اما سرويس ها و نرم ا??زارهاي کن??رانس وب مناسب بنگاه هاي تجاري کوچک نيز قابل دسترسي هستند.

شما براي ميزباني يک کن??رانس وب که تنها چند شرکت کننده ي معدود در آن حضور دارند، به ملزومات زيادي نياز نخواهيد داشت. اگر يک کامپيوتر با يک لينک اينترنت، يک وبکم، يک تل??ن يا VoIP براي صداي بلادرنگ و نرم ا??زاري براي هماهنگي جلسه در اختيار داريد، آماده برگزاري کن??رانس هستيد.

اجازه بدهيد از نزديک به چند راه حل ميزباني وب که براي اشخاص و يا بنگاه هاي تجاري کوچک بازاريابي مي شوند، نگاهي بيندازيم.

Adobe Acrobat Connect مي تواند يک اتاق جلسه ي شخصي آنلاين را با هزينه اي کمتر از 40 دلار در ماه و يا 400 دلار در سال براي شما ??راهم کند. اين سرويس، تعداد نامحدودي از جلسات آنلاين در هر زمان دلخواه با حداکثر 15 شرکت کننده را در بر مي گيرد. ويژگي هايي که در اختيار شما قرار خواهند گر??ت عبارتند از اشتراک گذاري ص??حه نمايش، وايت برد، Chat، صدا، ويدئو و همچنين سطوح متعددي از امنيت. برخلا?? بعضي از سرويس ها، اين مورد با Mac OS X نيز کار مي کند.

GotoMeeting.com از شرکت Citrix Systems به شما امکان مي دهد تا تعداد نامحدودي از جلسات آنلاين با حداکثر 15 شرکت کننده را در ازاي 50 دلار در ماه و يا 460 دلار در سال سازماندهي و ميزباني نمائيد. اين هزينه، راه اندازي جلسه از eMai و برنامه هاي پيام رساني ??وري، اشتراک گذاري ص??حه نمايش، ابزارهاي ترسيمي بر روي ص??حه نمايش، Chat، گزارش حاضرين، اشتراک گذاري نرم ا??زار کاربردي و ضبط و پخش دسک تاپ جلسه را به همراه معماري ارتباط امن پيشر??ته در بر مي گيرد.

IBM يک راه حل کم هزينه را با Lotus Sametime Unyte Plus ارائه مي کند. اين راه حل شامل اشتراک گذاري ص??حه نمايش، نشانگر و حاشيه نويسي، زمانبندي نشست با يک کليک، کمک از راه دور و رمزگذاري SSL(Secure Socket Layer) مي باشد. دامنه ي قيمت گذاري بر حسب تعداد شرکت کنندگان از 30 دلار در سال براي ميزبان و يک بيننده تا 100 دلار در سال براي ميزبان به همراه 4 بيننده و نهايتاً 450 دلار در سال براي ميزبان و حداکثر 24 بيننده متغير است.

??ناوري هاي جديد و در حال توسعه در حوزه ي کن??رانس وب

 

کن??رانس وب نحوه ي انجام ??عاليت هاي تجاري توسط شرکت ها را تغيير داده است و با در نظر گر??تن ??ناوري هاي جديد و در حال توسعه، مي توان پيش بيني کرد که تغييرات بسيار بيشتري در پيش رو قرار گر??ته اند. دو مورد از اين ضمائم ??ناوري کن??رانس وب عبارتند از صداي VoIP و کن??رانس HD.

VoIP (يا Voice over Internet protocol) يک ??ناوري کن??رانس وب در حال توسعه به حساب مي آيد. VoIP سيگنال هاي صداي آنالوگ را به داده هاي ديجيتالي تبديل مي کند که مي توانند بر روي اينترنت جابجا شوند. کن??رانس هاي وب در ابتدا براي برقراري ارتباط شرکت کنندگان و ميزبان بصورتي که بتوانند با يکديگر بطور بلادرنگ تعامل داشته باشند، به خطوط تل??ن تکيه داشتند. با اينحال، اکنون بعضي از شرکت ها از VoIP است??اده مي کنند که به اين ترتيب ارتباط صوتي مذکور به سادگي مابين کامپيوترها و بدون دخالت تل??ن برقرار مي شود.

غير از نرم ا??زار VoIP، تمام چيزي که براي انتقال صدا مابين کامپيوترها به آن نياز خواهيد داشت يک ميکرو??ن، بلندگوها، يک کارت صدا و يک اتصال اينترنت سريع است.

کن??رانس HD يک ??ناوري جديد کن??رانس وب است که شايد براي همه مناسب نباشد. HD به "High Definition" اشاره دارد (درست همانند HDTV). HD تصويري با وضوح بالاتر را تأمين مي کند زيرا تعداد خطوط اسکن Progressive ص??حه نمايش در آن ا??زايش يا??ته است. بطور معمول، HD به 720 خط اکسن Progssive ( و يا بيشتر از آن) در ارت??اع ص??حه نمايش با سرعت نوسازي 60 بار در ثانيه اشاره دارد.

در حوزه ي کن??رانس وب، HD تصاوير واضح تري و آشکارتري را براي کن??رانس تأمين مي کند. اما در حال حاضر اين ??ناوري محدوديت هاي خاص خود را دارد. بعنوان مثال، شما به يک وبکم با قابليت هاي HD نياز خواهيد داشت که ??علاً به چند نمونه خاص نظير Logitech Quickcam محدود مي شوند. بعلاوه، HD به پهناي باند بسيار بيشتري نسبت به کن??رانس ويدئوئي استاندارد نياز دارد که است??اده از آن را بر روي اينترنت محدود مي سازد.

اما شرکت هاي ميزباني کن??رانس وب در حال کاوش ??ناوري هاي جديد هستند. براي مثال، نرم ا??زار کن??رانس ويدئوئي و وب e/pop از شرکت WireRed Software مي تواند از يک وبکم HD بهره گيري نمايد. با پيشر??ت ??ناوري، احتمالاً HD جايگاه بيشتري را در کن??رانس وب بدست خواهد آورد.

منبع:سایت راسخون